A juzgar por el título del presente texto, puede dar la sensación de que vamos a tratar un “nuevo concepto”, o una nueva forma de desempeñar un trabajo, pero lo cierto es que la colaboración siempre ha sido un factor clave que ha ido acompañando el progreso científico y técnico a lo largo de toda nuestra historia. Lo que sí ha experimentado una evolución constante y un desarrollo muy rápido en los últimos tiempos han sido los medios disponibles para llevar a cabo los procesos colaborativos, dotándolos cada vez de mayor eficiencia, seguridad (integridad y veracidad de los datos) y rapidez.

La colaboración sin duda persigue un aumento de la eficiencia en la utilización de los recursos disponibles, y que ésta se materialice a través de un ahorro económico y en tiempo a la hora de desempeñar una determinada tarea.

Con respecto a la necesidad de mejorar las comunicaciones y los intercambios de información, podríamos hacer un recorrido desde los primeros mensajeros entre diferentes comunidades o aldeas, el correo postal, el telégrafo, el teléfono, la telefonía móvil o el email. Por último, con una perspectiva de la historia de la humanidad, podríamos concluir que la mensajería instantánea vía internet “ha nacido ayer”.

Es precisamente la parte que concierne a estos los nuevos medios/canales de comunicación que se desarrollan para colaborar en la que se centra este artículo. Concretamente, en los denominados Entornos de Colaboración enfocados a la gestión de proyectos dentro del sector de la construcción. Con la aparición de la metodología BIM (Building Information Modeling) para el desarrollo de proyectos podemos leer o escuchar hasta la saciedad que BIM es una “metodología colaborativa de trabajo”, pero la mayoría de las veces al hablar de BIM se pone el foco principal en el “modelado” del proyecto (elaboración de una maqueta 3D de nuestro proyecto con datos asociados) y muy pocas veces se llega a profundizar en la “parte colaborativa” y en la gestión de las comunicaciones.

Los nuevos medios digitales, tales como los servicios de almacenamiento masivo en la nube o los softwares de gestión documental conectados a través de la Red, nos han hecho reflexionar acerca de la posibilidad de mejorar los intercambios de información entre los agentes implicados en un proyecto, de aumentar la trazabilidad de la información, o de aumentar la seguridad y veracidad de los datos que estamos manejando en cada fase de desarrollo. Ha sido con la llegada de BIM cuando diferentes organismos, tanto nacionales como internacionales, están llevando a cabo diferentes propuestas para conseguir estos objetivos.

Antes de entrar ya a definir estos nuevos entornos propuestos para trabajar, quisiera compartir con vosotros una visión existente (y que yo comparto) sobre la “estructura” de la implantación de BIM. En la misma se compara la implementación de la metodología BIM con la estructura de un rascacielos, donde el proceso colaborativo y la gestión ordenada de la información se encuentran ubicados en los cimientos de la misma. No hay BIM si no hay proceso colaborativo.

¿Qué es un Entorno de Colaboración-EDC?

Podemos entender un Entorno de Colaboración (en lo sucesivo EDC, o CDE por sus siglas en inglés “Common Data Environment”) como un repositorio virtual de datos al que podrán acceder los diferentes agentes que intervienen en un proyecto, durante todo su ciclo de vida.

Cada uno de los agentes, que desempeñará un rol diferente dentro de la elaboración y/o gestión del proyecto, tendrá una serie de atribuciones para el acceso/consulta/edición de la información contenida en el EDC. Estas atribuciones vendrán definidas precisamente por el rol que desempeñe el agente en cuestión.

Mediante el uso de un EDC se busca poder manejar y almacenar la gran cantidad de información que se genera durante las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto de una forma ordenada, clasificada, segura y transparente. A su vez, el otro gran objetivo que se persigue es ser más eficientes en las comunicaciones con las partes que colaboran en el proyecto, utilizando los medios que hoy en día nos brindan las nuevas tecnologías para economizar recursos, tiempo y para garantizar una gestión eficaz.

Este contenedor de información debe ser una “fuente única de verdad” para todos los agentes implicados. Debe poderse distinguir claramente a la hora de consultar o trabajar con la información que contiene el EDC cuál ha sido ya validada, o qué información se encuentra aún en proceso de revisión, o cuál ha sido compartida para trabajar con todo el equipo.

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Fuente: Comisión BIM ( https://www.esbim.es )

Para poder comprender mejor qué persigue o qué puede ofrecernos una determinada técnica o tecnología suele ser muy ilustrativo dar un vistazo a la manera en que ya se está empleando. En el caso de la metodología BIM, concretamente hablando de los entornos de trabajo colaborativo que nos ocupan en estas líneas, puede ser muy interesante “irnos de viaje” a Reino Unido.

El papel del EDC en el proceso colaborativo de BIM en UK

Vamos a echar un vistazo rápido a la propuesta colaborativa de la normativa técnica británica respecto a la metodología BIM. No debemos olvidar que Reino Unido ha sido uno de los primeros países de Europa en que la Administración ha requerido obligatoriamente el uso de BIM para determinados proyectos de Ingeniería Civil, y desde el año 2016 estos proyectos se han empezado a desarrollar de manera acorde a un “BIM-Level 2” por parte de las ingenierías (ver imagen siguiente).

La imagen muestra una escala empleada en UK, que establece distintos “niveles de madurez” en la implementación de BIM. A partir de 2016, al dar los primeros pasos en BIM para Ingeniería Civil con la exigencia del Nivel 2 de implementación, la gestión colaborativa de archivos comenzó a realizarse a través de plataformas de software que actuasen como un Entorno De Colaboración-EDC.

La normativa británica PAS 1192-2 (recientemente sustituida por la nueva Norma ISO 19650) establece claramente la función que cumple el EDC a través del siguiente esquema:

Vamos a comentar someramente la propuesta del ciclo colaborativo que se plantea en el esquema, siguiendo el sentido marcado por las flechas azules. El proceso se inicia en la esquina superior derecha, donde el cliente, vía licitación, traslada sus requerimientos/necesidades para el proyecto BIM (EIR). Las empresas concurrentes presentarán su propuesta de cómo responder a dichas necesidades a través de un Plan de Ejecución BIM (BEP) Precontractual. Finalmente, la empresa adjudicataria deberá, además, elaborar un “Master Information Delivery Plan” (MIDP) donde se acordará y plasmará, entre otras cosas, la forma en que se va a producir el intercambio de información/entregas al cliente y como se interactuará con el mismo.

En el caso que nos ocupa en este texto, el Entorno de Colaboración, en el esquema se aprecia cómo una vez que se inicia la generación de información de proyecto propiamente dicha (esquina inferior izquierda) la cantidad de información va aumentando y se va almacenando dentro del EDC. Este Entorno de Colaboración está representado en la imagen por el triángulo de color verde que va aumentando de izquierda a derecha, a medida que se van sucediendo distintas fases de proyecto y va aumentando la cantidad de información generada (Fase de Modelado de Información de Proyecto, Project Information Model, PIM)

En la zona derecha del gráfico, el EDC viene representado por el rectángulo verde, que contiene toda la información gráfica y no gráfica que se ha generado, así como toda la documentación de proyecto. Esta fase correspondería ya a un estado de operación y mantenimiento del proyecto una vez ejecutado, enfocado a la gestión de un “activo” construido, y recibe el nombre de Modelado de Información de Activo (Asset Information Model, AIM). Se aprecia finalmente que el ciclo se cierra con la evaluación de posibles nuevas necesidades, que el cliente tuviese que transmitir de nuevo como EIR.

Enlazando con la idea de colaboración entre agentes, trazabilidad y transparencia, es importante observar como el esquema muestra una serie de “intercambios de información” y “puntos de decisión” (dentro del rectángulo de contorno discontinuo, en la parte inferior del esquema) Dichos puntos, acordados con cliente, proveedores, etc, representan las interacciones e intercambios de información pactados con estos agentes, que accederán al EDC con las atribuciones correspondientes para ello y con una finalidad concreta.

Así pues, el planteamiento británico cambia la idea de una “entrega final” (con una posterior supervisión, solicitud de cambios, etc) por la de “interacción”, donde el cliente (y otros agentes) puedan ir consultando y revisando según lo acordado en las primeras fases que hemos comentado anteriormente el desarrollo del trabajo, acortando tiempos de interacción. De igual modo se está transformando, con este planteamiento de colaboración, la idea del envío físico de información para entregar/solicitar (en soporte digital, CD, papel) por la de acceder a una plataforma y consultar “en tiempo real”, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.

Características de un Entorno de Colaboración-EDC

Una vez que hemos definido qué es un EDC, y hemos presentado la propuesta de funcionamiento real que se está llevando a cabo en UK, pasamos ahora a definir en este apartado cuales son las principales características con las que cuenta un entorno de trabajo de este tipo.

Hemos visto que un EDC es esencialmente un repositorio de información (gráfica, no gráfica, documentación…) que va a ser consultada por distintos agentes, en diferentes fases del ciclo de vida de un proyecto y con diversos objetivos.

En los informes y documentación elaborados por la Comisión BIM de España-es.BIM, se ilustran algunas características del entorno colaborativo con los siguientes esquemas:

Fuente imágenes: Comisión BIM ( https://www.esbim.es )

En la propia concepción de BIM está implícito el compartir diferentes tipos de información, y a lo largo de muchas fases. Por ello, el planteamiento es que mediante un uso correcto del EDC, no se pierda nada de la información previamente generada ni se devalúe su calidad, sino que por el contrario los aportes de cada agente interviniente en cada fase “sume”.

Fuente imágenes: Comisión BIM ( https://www.esbim.es )

A su vez, dentro de un EDC es igualmente importante la gestión de comunicaciones (avisos de actualización, cambios, versionado, incorporación de nueva documentación, etc) a todos los agentes intervinientes en los diferentes procesos.

Una conclusión bastante inmediata es que, si muchos agentes distintos van a trabajar en este entorno, debemos establecer unas reglas comunes, debemos “hablar todos el mismo idioma”.   La información tiene que estar estructurada, y debe contar con una definición clara de sus estados y los procesos/flujos de trabajo para poder gestionarla. Para lograr este objetivo, deben definirse:

1 – ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN/FLUJO COLABORATIVO:

Volviendo a Reino Unido, la propuesta británica recogida en la BS 1192 establece una serie de “estados” en que se encuentra un determinado archivo, que permiten a la persona que lo consulte identificar unívocamente si está ante un documento de trabajo, un documento que se ha compartido con el resto del equipo para consultar, o una versión final para entregar.

En España, desde la Comisión es.BIM, se realiza una propuesta similar, estructurando los estados en que puede encontrase la información contenida en el EDC, y que da lugar al denominado “Flujo colaborativo de trabajo”.

Los diferentes estados de la información pueden estar recogidos en los metadatos del archivo, puede mostrarlos el propio software de gestión del ECD, o incluso puede asignarse mediante una distribución de diferentes carpetas o zonas dentro del propio EDC. Lo importante, el objetivo último, es que cualquier usuario que esté trabajando con cualquier tipo de información conozca perfectamente de que se trata, si es definitiva o puede cambiar, o sí los datos que refleja están verificados y pueden extrapolarse.

2 – CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

Una vez descrito el flujo que va a seguir la información dentro del entorno, pasamos a comentar la forma de asignarle un nombre o “codificar” los diferentes archivos que la integran. Retomando la idea de “hablar un lenguaje común”, debemos ser conscientes en este punto de que en un proyecto de Ingeniería Civil o de Arquitectura, se generan una enorme cantidad de información y archivos.

Dada la cantidad de información que se maneja, y los documentos de tipos muy diversos que la integran (documentación gráfica, listados, notas técnicas, anejos, apéndices, hojas de cálculo, presupuestos, y un largo etcétera) es necesario establecer un sistema que abarque al máximo posible el abanico de necesidades de codificación que pueden surgir a lo largo de toda la vida de un proyecto. La normativa británica plantea un sistema para nombrar cualquier archivo que sigue un “modelo en árbol”, empleando un sistema de campos alfanuméricos separados por guiones, que comienzan a nombrar desde la parte más general y que va particularizando a lo largo del nombre del archivo.

En la imagen, tenemos como ejemplo del procedimiento de codificación el nombre de archivo (fila “Name” columna “Files”) PR1-XYZ-01-01-M3-A-0001.

El primer campo lo ocupa el acrónimo del nombre del proyecto (PR1) seguido de la compañía que ha originado el archivo (XYZ), después un número de control, una localización en la zonificación que se ha hecho del proyecto, después el tipo de archivo (en el ejemplo M3, es decir, un modelo en 3D) y es el número 0001 de una serie. Se contemplan campos opcionales por si se considera necesario incluir información adicional, descripciones o estados de revisión.

Una reflexión final

Tras la lectura de este texto, uno puede plantearse la pregunta de “¿pero realmente una información estructurada de esta manera funciona? ¿Es útil tener un flujo estricto de estados y una codificación unívoca de archivos?”

Vamos a realizar un ejercicio de imaginación. Pensemos que queremos abrir un pequeño negocio de carpintería. En nuestro taller, “localmente” nos movemos muy bien, y podemos tener localizados todos los elementos que necesitamos para fabricar un mueble en concreto que nos haya encargado nuestro cliente sin la necesidad de inventariar todos los activos como en una base de datos.

Ahora pongámonos en una situación algo diferente. Unos empresarios suecos plantean otra visión del negocio del mueble:

–No, nosotros queremos ir “a lo grande”, queremos disponer de un stock con todos los muebles que se vayan a vender.

Y no contentos con eso, además, quieren que el cliente pueda consultar y elegir “on-line” sus medidas, color, acabados, precio…y poder ampliar incluso todas las características que vayan siendo necesarias a futuro ¡El sistema de gestión de la información tiene necesariamente que cambiar!

La primera vez que el cliente visita estos grandes almacenes, puede parecer extraño el hecho de que una vez que ha decidido qué se va a llevar, tenga que apuntar un código que referencia su mueble, algo del tipo “02.A.15”, y después encaminarse a una nave/almacén anexa a la tienda en sí.

www.ikea.com/my/en/customer-service/shopping-at-ikea/

Pero pensemos: ¿cuánto tiempo nos llevó integrar como algo natural que, para ir a recoger nuestra librería Willy Axborg, Blanca, de 30x20x65…teníamos que dirigirnos al Pasillo 02, Sección A, estantería Nº 15? (tanto el nombre del mueble, como el código son ejemplos completamente inventados)

Mediante esta sencilla reflexión podemos comprobar como una codificación reglada posibilita la gestión de grandes cantidades de información, y de una forma muy eficiente.

La clave en los casos de éxito, como el del ejemplo anterior, no es otra que la optimización del sistema de gestión  según las necesidades existentes, aprovechando las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías, como es el caso del EDC, para poder mejorar los procesos colaborativos en cualquier empresa.

Juan Antonio Martínez Ortega